Pomembno je vedeti, kako nastaviti odgovor odsotnosti v Outlooku 2013, če imate stike, ki vam lahko pošljejo e-pošto, in morajo vedeti, da morda nekaj časa ne boste prejeli sporočila. Odgovor odsotnosti je nekaj, kar bo poslano takoj, ko e-poštno sporočilo prispe v vašo mapo »Prejeto« v Outlooku 2013, vsebina odgovora o odsotnosti pa lahko vključuje vse informacije, ki jih želite posredovati.
Spodnji koraki vam bodo pokazali, kako ustvarite odgovor odsotnosti v Outlooku 2013, če imate e-poštni račun, ki ni del strežnika Exchange. To vključuje e-poštne naslove, ki jih gostijo ponudniki e-pošte, kot so Gmail, Yahoo, Outlook.com ali kateri od mnogih drugih podobnih ponudnikov. Večina ponudnikov e-pošte bo imela tudi odgovor odsotnosti, ki ga lahko konfigurirate prek njihovega spletnega portala, kar je morda boljša možnost, odvisno od vaših okoliščin.
Outlookovi distribucijski seznami so lahko odlična možnost, če morate pogosto poslati e-pošto isti veliki skupini ljudi in pri tem ne želite ročno vnašati vsakega posameznega naslova.
Kako nastaviti samodejni odgovor v Outlooku 2013
- Odprite Outlook 2013.
- Kliknite na nova elektronska pošta gumb.
- V besedilno polje e-pošte vnesite sporočilo o odsotnosti.
- Kliknite na mapa zavihek.
- Kliknite Shrani kot.
- Vnesite ime za predlogo v Ime datoteke polje, nato kliknite Shrani kot vrsto, izberite Outlookova predloga, nato kliknite Shrani.
- Kliknite na Domov zavihek, kliknite na Pravila gumb, nato kliknite Upravljajte pravila in opozorila.
- Kliknite na Novo pravilo gumb.
- Kliknite Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem, nato kliknite Naslednji.
- Kliknite Naslednji, nato kliknite da.
- Izberite Odgovorite z uporabo določene predloge možnost, nato kliknite Posebna šablona.
- Kliknite Poglej v, kliknite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu, nato izberite predlogo, ki ste jo ustvarili prej, in kliknite Odprto.
- Kliknite na Naslednji gumb.
- Nastavite vse izjeme in kliknite Naslednji.
- Kliknite na Končaj gumb.
Naš članek se nadaljuje spodaj z dodatnimi informacijami in slikami za te korake. V Outlooku je nekoliko zapleteno nastaviti samodejni odgovor in obstaja več mest, kjer lahko prilagodite nekatere nastavitve, o katerih bomo podrobneje razpravljali v naslednjem razdelku.
Kako ustvariti in omogočiti odgovor odsotnosti v Outlooku 2013 (vodnik s slikami)
Spodnji koraki vam bodo pokazali, kako ustvariti in omogočiti odgovor odsotnosti v različici Outlooka Microsoft Office 2013.
Ko vam nekdo pošlje e-pošto, bo Outlook samodejno poslal odgovore s sporočilom o odsotnosti, ki ga ustvarite. Upoštevajte, da mora biti Outlook 2013 odprt, da bo to delovalo. Če Outlooka 2013 ne morete pustiti odprtega ves čas, ko boste odsotni, je bolje, da nastavite odgovor odsotnosti neposredno prek gostitelja e-pošte.
Spodnje povezave vam bodo pokazale, kako nastavite odgovor odsotnosti za nekatere priljubljene ponudnike e-pošte, če ne morete pustiti računalnika in Outlooka 2013 vklopljenega in delovati ves čas vaše odsotnosti.
- Kako nastaviti odgovor odsotnosti za račune Gmail
- Kako nastaviti odgovor odsotnosti za račune Yahoo
- Kako nastaviti odgovor odsotnosti za račune Outlook.com
Spodnji koraki vam bodo pokazali, kako ustvarite odgovor odsotnosti v Outlooku 2013, če nimate računa Exchange Server in uporabljate račun IMAP ali POP3. Če imate Exchange, lahko ustvarite odgovor odsotnosti ali druge samodejne odgovore Officea, tako da obiščete Datoteka > Informacije > Samodejni odgovori.
1. korak: Odprite Outlook 2013.
2. korak: kliknite nanova elektronska pošta gumb.
3. korak: V besedilno polje e-pošte vnesite sporočilo o odsotnosti.
4. korak: kliknite mapa v zgornjem levem kotu okna.
5. korak: kliknite Shrani kot.
6. korak: Vnesite ime za predlogo v Ime datoteke polje, nato kliknite na Shrani kot vrsto spustni meni, izberite Outlookova predloga, nato kliknite na Shrani gumb.
7. korak: Kliknite na Domov zavihek na vrhu okna, kliknite Pravila gumb v Premakni se odsek traku, nato kliknite Upravljajte pravila in opozorila gumb.
8. korak: Kliknite na Novo pravilo gumb.
9. korak: Kliknite na Uporabi pravilo za sporočila, ki jih prejmem možnost, nato kliknite Naslednji.
9. korak: Kliknite na Naslednji gumb, razen če želite poslati odgovor Odsotnost le pod določenimi pogoji. Če niste izbrali nobene možnosti, kliknite da gumb za potrditev, da želite, da se to pravilo uporablja za vsako sporočilo, ki ga prejmete.
10. korak: Izberite potrditveno polje na levi strani Odgovorite z uporabo določene predloge možnost, nato kliknite na Posebna šablona možnost v spodnjem delu okna.
11. korak: Kliknite na Poglej v spustnem meniju, kliknite na Uporabniške predloge v datotečnem sistemu možnost, nato izberite predlogo, ki ste jo ustvarili prej, in kliknite Odprto gumb.
12. korak: Kliknite na Naslednji gumb.
13. korak: nastavite vse izjeme, ki bi jih morda želeli, tako da kliknete potrditveno polje na levi strani vsake od teh možnosti, nato kliknite Naslednji gumb.
14. korak: Kliknite na Končaj gumb, da dokončate nastavitev sporočil odsotnosti in začnete pošiljati samodejne odgovore.
Kot smo že omenili, mora biti vaš računalnik vklopljen, Outlook 2013 pa mora biti odprt, da bo to delovalo. Če je vaš računalnik nastavljen na stanje spanja ali mirovanja po določenem obdobju nedejavnosti, ta način za pošiljanje odgovora odsotnosti v Outlooku 2013 ne bo deloval.
Ko se vrnete iz pisarne, lahko to pravilo izklopite tako, da obiščete Pravila > Upravljanje pravil in opozoril (kjer smo bili v 7. koraku zgoraj), nato kliknite polje na levi strani pravila, da odstranite kljukico. Na žalost s to metodo samodejnega odgovora ni mogoče določiti začetnega ali končnega časa.
Dodatne opombe o uporabi samodejnega odgovora v programu Microsoft Outlook
- Na splošno je dobro, da v svoj odgovor odsotnosti vključite začetni in končni čas, da bodo vaši e-poštni stiki približno vedeli, kdaj bi morali pričakovati odgovor od vas.
- Če imate dostop do spletne različice vašega e-poštnega računa, na primer do spletnega računa Outlook ali Gmaila, potem je morda bolje, da to uporabite za pošiljanje odgovora odsotnosti. Oba ponudnika e-pošte imata namensko možnost odgovora na počitnice, kjer lahko to nekoliko bolje avtomatizirate, celo vam omogoča, da izberete časovno obdobje, ko ne boste dosegljivi.
- Pogovorno okno Pravila se lahko uporablja za veliko več kot za odgovor odsotnosti. Uporabljam ga lahko za ustvarjanje različnih odgovorov za ljudi zunaj moje organizacije ali ljudi znotraj moje organizacije in lahko samodejno filtriram e-poštna sporočila glede na zadevo ali pošiljatelja.
- Zgornji vodnik vam pomaga ustvariti odgovor odsotnosti, če nimate računa Exchange. Če ga imate, je celoten postopek veliko enostavnejši. Na njem je pomočnik zunaj pisarne mapa zavihek, kjer lahko konfigurirate samodejne odgovore in celo določite časovni razpon za te odgovore. Okno za samodejni odgovor ima tudi ločen zavihek organizacije za oba Zunaj moje organizacije in Znotraj moje organizacije stike, tako da lahko prilagodite vsako odgovorno sporočilo posebej.
Ali želite, da Outlook 2013 pogosteje preverja nova sporočila? Prilagodite nastavitve pošiljanja in prejemanja v Outlooku 2013, da preverite nova sporočila tako pogosto, kot želite.
Poglej tudi
- Kako onemogočiti delo brez povezave v Outlooku
- Kako prečrtati v Outlooku
- Kako ustvariti Vcard v Outlooku
- Kako si ogledate seznam blokiranih pošiljateljev v Outlooku
- Kako nastaviti Gmail v Outlooku