Starejše različice Microsoft Outlooka so trpele zaradi zmanjšanja zmogljivosti, saj bi se velikost Outlookove datoteke povečala. Posledično v programu Microsoft Outlook 2010 obstaja funkcija arhiviranja, ki jo lahko uporabite za arhiviranje starih datotek, kot so stara e-poštna sporočila, stiki, seznami prejemnikov in vnosi v koledarju.
Medtem ko uporabniki Microsoft Outlook 2010 ne bodo imeli enakih upočasnitev programa, kot so jih imeli uporabniki starih različic, današnji uporabniki e-pošte in koledarja prejemajo in pošiljajo večje količine podatkov, kar lahko hitro poveča velikost datoteke Outlook PST. Čeprav arhiviranje datotek v Outlooku ni več tako potrebno, kot je bilo nekoč, je to še vedno dobra praksa za zmanjšanje velikosti datoteke in izboljšanje učinkovitosti vašega e-poštnega programa.
Uporaba orodja za arhiviranje v koledarju Outlook 2010
Če ste bolj seznanjeni s spreminjanjem nastavitev v starejših različicah programov Microsoft Office, bi lahko bila postavitev in struktura programa Microsoft Outlook 2010 nekoliko zmedeni. Večino nastavljivih možnosti v tej različici Outlooka najdete s klikom na mapa zavihek v zgornjem levem kotu okna. Ta navigacijski vzorec velja tudi za namene te vadnice, zato ga kliknite mapa zavihek. Kliknite gumb Informacije na levi strani okna, da prikažete drugačen nabor možnosti v glavnem delu okna Outlook 2010.
Kliknite na Orodja za čiščenje gumb na sredini okna, ki bo prikazal spustni meni z dodatnim naborom možnosti. Kliknite na Arhiv možnost na dnu tega spustnega menija.
An Arhiv okno bo zdaj odprto nad vašim oknom Outlook 2010. Če želite arhivirati celotno datoteko Outlook 2010, lahko kliknete Arhivirajte vse mape v skladu z nastavitvami samodejnega arhiviranja možnost na vrhu okna. Če pa želite samo arhivirati koledar Outlook 2010, preverite Arhivirajte to mapo in vse podmape možnost.
Kliknite na Koledar možnost, da izberete privzeti koledar za vaš trenutni profil Outlook 2010. Če želite arhivirati drug koledar, na primer internetni koledar, izberite to možnost. Če vidite puščico na levi strani želene možnosti koledarja, to pomeni, da je v tem elementu več koledarjev. Če izberete možnost na desni strani puščice, bo Outlook arhiviral vse koledarje v tem razdelku.
Dokončajte nastavitve za svoj koledarski arhiv Outlook 2010 tako, da kliknete spustni meni na desni strani Arhivirajte elemente, starejše od in izberete datum, pred katerim želite arhivirati vse elemente v datoteki. Kliknite na v redu gumb za nadaljevanje arhiviranja koledarja Outlook 2010.